Pasos para planear un evento

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Los grupos de investigación desarrollan diferentes tipos de eventos como parte de su trabajo de divulgación científica. Para que  el proceso de planeación no se convierta en un caos y la ejecución de tu evento sea un éxito te damos los pasos para que sigas al momento de llevar a cabo la planeación de tu evento.

 DEFINE

• Identidad del evento: nombre, tipo de evento (congreso, simposio, rueda de negocios, entre otros), logosímbolo, eslogan, temáticas, fecha de realización, quiénes serán los expositores (si se presentarán conferencias) y asistentes potenciales. 
• Protocolo: de acuerdo a las características del evento, se trata de definir si habrá himnos, banderas, el orden del día, intervenciones y otros.
• Agenda: ten en cuenta los tiempos asignados a cada espacio, define si se entregarán refrigerios u otro tipo de alimentos. 
• Número de asistentes e invitados especiales.
• Lugar: ten en cuenta factores como iluminación, herramientas de apoyo (sonido, video beam, espacio para asistentes, banderas y elementos protocolarios, atril, entre otros). Verifica que no haya otros eventos programados para el mismo día y hora que el tuyo que puedan afectar el flujo de tus actividades.
• Medios de interés para promoción del evento: define si se realizarán invitaciones por correo electrónico, en medios institucionales, en medios masivos. Identifica los medios de interés, recopila información de contacto y realiza boletines de prensa para los mismos.
• Proveedores: de aerolíneas y hoteles para expositores, espacio, sonido, alimentación, banderas, entre otros.
• Presupuesto.

DISEÑA 

• Material institucional: invitaciones, agendas, escarapelas, certificados, plantillas para presentaciones, entre otros.
• Piezas de promoción: poster, vallas, pasacalles, volantes, entre otros.
• Guion del evento: realiza una presentación de inicio, respeta el protocolo, ten en cuenta los tiempos para refrigerios, presenta una reseña de cada expositor antes de su intervención, ten en cuenta los espacios para preguntas y realiza el cierre con el protocolo indicado.

CONTACTA

• Expositores: establece contacto con los expositores invitándolos al evento, agradeciendo su participación y especificando las temáticas da tratar y en qué momento será su intervención y la duración de la misma. Adjunta la agenda y la plantilla institucional del evento para que los expositores monten sus presentaciones.
• Medios de interés: establece contacto con editores o periodistas de medios de interés. Pueden ser medios institucionales, de agremiaciones, medios masivos (free press o publicidad pagada), boletines, entre otros. Acuerda con ellos la publicación y recuerda llevar tu archivo de prensa.
• Proveedores: establece contacto con los proveedores y acuerda día y hora del servicio. 
• Asistentes potenciales: contando con bases de datos con información de contacto de asistentes potenciales, envía invitación y agenda por el medio que hayan determinado (correo directo, email, vía telefónica). Construye una base de datos con asistentes confirmados y para efectos de los certificados (si se han de entregar).

REALIZA

• Listas de chequeo: teniendo en cuenta el minuto a minuto de las actividades para el montaje, desarrollo y desmontaje del evento, así como los responsables y notas con especificaciones para la realización de cada actividad. Debes entregarle una copia de la lista a cada uno de los miembros del equipo de apoyo logístico.
• Visita de avanzada con equipo de apoyo logístico: reúne tu equipo de apoyo, preséntales las listas de chequeo, resuelve sus dudas y prepáralos para la jornada del evento.